Garantir o pagamento de fornecedores é necessário para manter um bom relacionamento e garantir a eficiência na sua gestão de estoque, evitando a falta ou excessos de produtos em sua loja. O gerenciamento faz parte do planejamento financeiro, devendo ser uma prioridade em seu negócio.

Como resultado, a empresa garante a qualidade das soluções oferecidas para os clientes, o que está relacionado à satisfação do consumidor. Com isso em vista, você precisa saber como organizar as contas e cumprir o acordado com seus fornecedores.

Por que é importante organizar o pagamento de fornecedores?

Todo tipo de empresa, independentemente do segmento de atuação, precisa de insumos para oferecer seus produtos e serviços. Por exemplo, um restaurante precisa comprar os ingredientes para o preparo dos pratos presentes em seu cardápio.

Para a aquisição, o estabelecimento firma parcerias com seus fornecedores para assegurar a constância no recebimento dos produtos que precisa. Ao fazer isso, o mais recomendável é que a empresa tenha dinheiro em caixa para fazer a compra — mas nem sempre há capital de giro disponível.

Nesse contexto, o pagamento pode ser realizado a prazo, exigindo uma boa organização financeira. Logo, é preciso saber administrar os pagamentos dos fornecedores para manter as contas em dia e um bom relacionamento comercial.

Por outro lado, quando não existe um controle adequado, a empresa corre o risco de ficar sem os insumos para suas operações. Essa situação pode prejudicar o negócio, reduzir o nível de satisfação dos clientes e afetar o caixa do negócio.

A falta de controle nas contas pode até mesmo prejudicar o relacionamento com os fornecedores. Como resultado, as empresas perdem margem para negociar prazos e valores com quem fornece os insumos necessários.

Como organizar o pagamento dos fornecedores? Veja 6 passos!

A melhor maneira de evitar todos os problemas que os atrasos nos pagamentos dos fornecedores podem provocar é organizar esse fluxo. Você pode fazer isso seguindo 6 passos.

1. Faça uma relação de todas as contas da empresa

O primeiro ponto para organizar o pagamento dos fornecedores é criar uma lista relacionando as contas que a empresa precisa quitar. Inclua o valor a ser pago e a data de vencimento para visualizar as projeções com mais clareza.

Você pode fazer esse controle usando uma planilha ou um sistema específico, pois isso traz mais praticidade e agiliza o trabalho. Dessa forma, ao fazer a relação, categorize as contas e especifique os fornecedores para ter mais conhecimento sobre as despesas do negócio.

2. Estabeleça um planejamento de compras e controle o estoque

A empresa precisa planejar suas compras, caso contrário, corre o risco de ficar sem o armazenamento de itens essenciais. Além de contribuir para controlar o estoque, o planejamento traz mais segurança financeira, garantindo que o negócio tenha a quantia necessária para o pagamento de fornecedores.

O planejamento também ajuda a pesquisar previamente preços e parceiros comerciais, assegurando bons negócios e valores mais acessíveis para a loja. Portanto, por meio do controle de estoque, você saberá quais são os materiais disponíveis, a quantidade, o estado geral dos produtos, sua data de vencimento, entre outros pontos importantes.

3. Controle do fluxo de caixa

Depois de seguir as etapas anteriores, chegou o momento de olhar para o fluxo de caixa. Essa ferramenta é essencial nas empresas por registrar as entradas e saídas de dinheiro. Desse modo, você precisa acompanhá-lo para entender se a empresa tem condições de fazer os pagamentos.

Ademais, o fluxo de caixa é o seu recurso para entender as possibilidades de negociar com fornecedores, fazer pagamentos à vista ou parcelar as compras. Para respeitar a realidade financeira do negócio, esse acompanhamento deve ser contínuo.

4. Defina prioridades

Outro ponto muito importante nessa organização de pagamentos é definir as prioridades, por meio de um sistema de hierarquia que considera as condições oferecidas pelos fornecedores. Para essa tarefa, você precisa priorizar aqueles que oferecem as melhores opções de pagamento.

Por exemplo, um fornecedor que garante descontos para pagamentos à vista pode ser uma das prioridades do seu negócio. Mas lembre-se de conciliar os pagamentos com o dinheiro disponível em caixa. Isso porque você precisa relacionar as despesas com fornecedores com as despesas fixas da empresa, como aluguel, água, tributos, salários etc.

5. Tenha um bom relacionamento com os fornecedores

Como você viu, organizar os pagamentos da sua empresa, tanto de fornecedores quanto das demais despesas, é fundamental e deve ser relacionado em seu planejamento financeiro. Um bom uso do dinheiro é mais uma forma de se preparar para eventualidades.

Entretanto, mesmo as organizações que cuidam muito bem da gestão financeira podem passar por algum imprevisto. Quando isso acontece, aquelas que possuem um bom relacionamento com os fornecedores têm mais possibilidades de negociação.

6. Centralize todos os recebíveis em único lugar

Como última dica, centralize os recebíveis da empresa para ter mais controle financeiro e realizar os pagamentos sempre dentro do prazo. A centralização traz uma visão ampla dos valores a receber e a pagar. Com isso, você conseguirá reduzir perdas financeiras e terá uma gestão transparente.

Ao adotar essa prática, você também terá acesso a outros benefícios, como melhoria no fluxo de caixa, processos automatizados e segurança financeira para o negócio. Com toda essa parte sendo bem trabalhada, a organização poderá reduzir custos.

Outro destaque é que as ferramentas de centralização facilitam diversos processos do cotidiano — e o Raio-X é uma plataforma que auxilia na gestão de recebíveis do negócio. Nossa ferramenta facilita a visualização e o controle dos recursos da loja com mais praticidade.

Entendeu como você pode organizar os pagamentos de fornecedores de um jeito fácil e eficaz? Seguindo as dicas deste conteúdo, as despesas relacionadas às compras da empresa estarão sempre em dia, o que é essencial para uma boa saúde financeira.

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