Realizar a gestão de pequenos negócios não é uma tarefa fácil. Isso porque atividades complexas, como promover o crescimento, manter as contas em dia e buscar estratégias para potencializar a receita, fazem parte da rotina de todo gestor. 

Portanto, é fundamental conhecer caminhos e dicas que facilitem as operações no dia a dia e a rotina empresarial como um todo. Dessa forma, você poderá filtrar o que pode contribuir para o seu negócio e trazer mais efetividade para a gestão. 

 

1 – Faça um diagnóstico da sua empresa

A primeira dica para fazer a gestão de pequenos negócios é realizar um diagnóstico. Uma boa administração precisa saber qual é a situação financeira para ter uma base de dados confiável. 

Afinal, o gestor não tem como identificar os pontos de melhoria sem conhecer exatamente como está a situação da empresa. Você deve se perguntar: quais áreas possuem mais gargalos? Há erros recorrentes? Existem tarefas que podem ser otimizadas? 

Todas essas questões servirão para basear as próximas dicas, portanto sempre comece pelo diagnóstico. Para realizá-lo é preciso ter ferramentas financeiras e engajar outros colaboradores para que eles ajudem no processo. 

Além disso, a ideia aqui não é ver o que está errado ou punir os responsáveis. Você precisa ter em mente que o diagnóstico encontrará pontos que podem ser melhorados e otimizados. 

Por exemplo, existem tarefas administrativas que podem ser redundantes. Elas costumam estar mais presentes na análise de dados e no controle financeiro. Logo, engajar os colaboradores e avaliar essas questões trará mais efetividade para o operacional do negócio. 

 

2 – Elimine etapas desnecessárias

Os gestores também podem perceber etapas que não são necessárias para o bom andamento da atividade. 

Nesse contexto, faça uma análise para identificar se existem rotinas que não contribuem diretamente para o andamento do negócio. Ao realizar o diagnóstico e definir soluções pense o seguinte: essa etapa é essencial na minha empresa? 

Outra forma de analisar a questão é por meio da seguinte pergunta: se os responsáveis não realizassem essa tarefa, ela deveria ser incluída na rotina da empresa? Se a resposta for sim, provavelmente essa é uma etapa essencial para as operações. 

Contudo, se ela pode ser eliminada sem trazer problemas ou reduzir a eficácia da gestão, avalie a possibilidade de exclusão da tarefa. Tenha em mente que a quantidade de rotinas financeiras, bancos de dados e atividades não traz, necessariamente, melhora na gestão operacional.  

Principalmente em pequenos negócios, focar na simplicidade e essencialidade das rotinas pode evitar gargalos e desobstruir pontos que trazem ineficácia na gestão. 

Mas é preciso ter um equilíbrio. Você deve eliminar etapas desnecessárias e não enxugar a rotina financeira sem critérios definidos. Existem diversas ferramentas e atividades que são essenciais, portanto, é preciso identificá-las com cuidado para não tomar decisões equivocadas. 

 

3 – Crie um planejamento estratégico

Após realizar o diagnóstico completo das rotinas da empresa e eliminar tarefas desnecessárias, vale a pena criar um planejamento estratégico a partir dos dados levantados. 

Nesse momento, você pode verificar se existem etapas que devem ser incluídas nos processos da empresa, quais serão os gastos necessários para isso e se há contratações a fazer. 

Um planejamento estratégico ajuda a trazer mais eficiência na implantação de soluções para o seu negócio. Isso porque existe um fluxo de trabalho e de implementações que deve ser respeitado para evitar custos desnecessários e perda de tempo. 

Veja um exemplo: após o diagnóstico você percebeu que seria interessante utilizar um novo sistema para conciliar as informações financeiras, além de atualizar o banco de dados da empresa. 

Diante disso, foi feita a atualização do banco de dados com a contratação de uma solução em nuvem. Depois, ao buscar um programa para conciliação, você percebeu que a melhor opção disponível já possuía um banco de dados integrado em nuvem. 

Desse modo, a contratação da solução em nuvem trouxe custos desnecessários devido à falta de planejamento. Com uma estratégia bem definida, é possível direcionar e organizar cada passo para melhorar a gestão do seu negócio. 

 

4 – Escute os seus clientes

A gestão de um negócio, principalmente na área financeira, costuma priorizar apenas rotinas internas. Mas você sabia que os clientes também são um fator importante na administração contábil da empresa? 

Muitas rotinas financeiras refletem no tratamento dos clientes. Ao aprovar uma compra com parcelamento, é preciso ter dados completos e tomar uma decisão rápida sobre o crédito, por exemplo. 

Caso a aprovação demore ou exija muita intervenção do consumidor, ele pode desistir da compra ou contratação, tendo em vista a alta burocracia. Logo, é preciso verificar se a rotina financeira adotada pelo negócio tem efeitos nos clientes. 

Ao realizar uma pesquisa com os consumidores, veja se eles reclamam dos processos relacionados ao pagamento e cobrança. Se isso acontecer, mapeie os pontos em comum das respostas e verifique se é possível otimizar essa área. 

 

5 – Mantenha o controle dos dados financeiros

Por fim, você deve priorizar o controle dos dados financeiros do seu negócio. Essa organização de orçamento empresarial e o acompanhamento de todos os recebíveis da empresa é essencial para uma boa gestão. 

Saber o quanto o negócio tem a receber, qual é o valor e prazo esperado dos recebimentos e quem são os devedores trará mais embasamento em qualquer decisão. Além disso, o controle proporciona uma visão ampla da situação financeira da sua empresa. 

Inclusive, os passos anteriores não poderão ser tomados com segurança caso você não tenha um controle adequado dos dados financeiros. 

Para solucionar essa questão, vale a pena contar com plataformas especializadas. Com elas, você terá automatização do controle de recebíveis, poderá conciliar as informações e evitar redundâncias e problemas com banco de dados. 

 

Pronto! Agora você já conhece 5 dicas para melhorar o operacional e a gestão de pequenos negócios. Colocando-as em prática, é possível ficar mais tranquilo para apenas gerenciar. Logo, vale a pena encontrar soluções para facilitar a rotina da administração! 

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