Manter os processos internos alinhados em micro e pequenas empresas é fundamental para alcançar um bom desempenho operacional. Na hora de organizar a rotina das equipes, por exemplo, há documentos que servirão de guia, como os pedidos de vendas. 

Todas as pessoas que trabalham com você serão beneficiadas tendo posse dessas informações. Assim, é possível evitar erros, retrabalhos e atrasos, honrando os compromissos com os clientes. 

A seguir, você entenderá o que são os pedidos de vendas e como organizá-los na sua micro ou pequena empresa. Confira! 

 

O que são os pedidos de vendas e como eles funcionam?

O pedido de venda é um documento emitido pelo vendedor com o intuito de formalizar a negociação realizada com o cliente. Nele, estão contidos dados como produtos ou serviços adquiridos, quantidade de itens, valores, prazos, entre outros. 

Além de oferecer transparência ao consumidor, os pedidos de vendas vão orientar as ações da empresa. Isso porque, quando um negócio é fechado com o cliente, inicia-se toda a cadeia produtiva até a entrega das mercadorias ou serviços ao cliente. 

Como resultado, todos os setores da empresa precisam acompanhar as vendas, a fim de desempenharem suas funções e viabilizar as entregas conforme acordado. Em uma indústria, por exemplo, as informações descritas nesse documento serão seguidas pelo departamento de produção, que incluirá os itens comercializados no cronograma. 

Nesse caso, também há uma relação direta com o estoque. Afinal, para fabricar um produto, é preciso de diferentes suprimentos. Ao analisar o armazenamento interno, será possível identificar se os insumos são suficientes ou se será necessário solicitar aos fornecedores. 

Além disso, os pedidos de vendas prestam um papel decisivo na gestão financeira. O motivo é que os dados registrados servirão de base para a emissão da nota fiscal e organização dos recebimentos futuros. Outras questões, como logística de entrega, também são definidas a partir dos pedidos.  

 

Por que é preciso otimizar a organização dos pedidos nas empresas?

Se você ainda tem dúvida sobre porque é tão importante organizar os pedidos da empresa, vale saber que essa medida pode trazer diversos benefícios para os processos operacionais. 

Como você viu, é preciso ter em mente que os pedidos de vendas fornecerão informações necessárias a todos os setores envolvidos. Então, quando estão corretos e organizados, eles ajudam a otimizar as atividades da empresa. Isso porque os fluxos de trabalho se tornam mais eficientes, evitando retrabalhos e melhorando a produtividade da equipe. 

As informações desses pedidos ainda serão úteis ao montar o planejamento financeiro. Ao comparar os custos de produção com os valores negociados, os gestores terão dados sólidos na hora de fazer uma análise de lucro.  

Essa avaliação é imprescindível para checar se as atividades da empresa geram os retornos esperados ou se é preciso fazer ajustes. Os registros também podem colaborar com o controle sobre o faturamento e o controle de contas a receber.  

Além dos benefícios na área de finanças, os pedidos de vendas são decisivos ao gerenciar a produção e o estoque, especialmente em micro e pequenos negócios. Por meio deles, os líderes conseguirão organizar o calendário de atividades e distribuir as tarefas à equipe de maneira mais efetiva. 

Por outro lado, sem organização nos dados, pode ficar difícil identificar faltas no estoque, prejudicando os prazos, por exemplo. Assim, a estratégia ajuda a evitar desabastecimentos e atrasos nas entregas, que podem causar perdas de vendas e insatisfação dos clientes. 

 

Como organizar os pedidos de vendas na sua empresa?

Até aqui, você aprendeu o que são pedidos de vendas e a sua importância para micro e pequenas empresas. Agora chegou o momento de entender como organizar esses documentos, a fim de otimizar a gestão interna do seu negócio. 

A seguir, confira o passo a passo para manter essa organização! 

 

Defina os dados que constarão no pedido de vendas

O primeiro passo para organizar os pedidos de venda é definir o modelo que será usado, incluindo os dados que devem constar no documento. Veja como ele pode ser estruturado com mais detalhes: 

👉 número interno do pedido; 

👉 data de emissão do pedido; 

👉 dados do consumidor (nome completo, CPF, endereço, entre outros); 

👉 dados da negociação (vendedor, forma de pagamento, prazo de entrega etc.); 

👉 dados do produto ou serviço (código, descrição, quantidade, preço unitário e total, custos de entrega, descontos, prazo, entre outros). 

Essas informações são essenciais a todas as partes envolvidas na transação. Afinal, por um lado, o cliente terá clareza sobre a negociação. Por outro, os departamentos da empresa terão um guia para a execução das tarefas necessárias para entregar o produto ou serviço contratado. 

 

Tenha boas ferramentas para organizar os pedidos

As planilhas de pedidos de vendas representaram um grande avanço em relação à gestão dos negócios por muito tempo. No entanto, existem diversas ferramentas mais eficientes para as empresas que podem otimizar os processos. 

Um exemplo são os softwares de gestão empresarial. Eles permitem registrar todos os pedidos seguindo padrões preestabelecidos, além de viabilizarem a automatização de outras etapas. Dessa forma, quando o sistema é integrado, as informações ficam centralizadas em um só lugar.  

Essa característica entrega uma série de benefícios. Por exemplo, a equipe responsável não precisará copiar manualmente os dados informados pelos vendedores para inserir no fluxo de caixa ou emitir notas fiscais. Dessa forma, há como acelerar os processos e evitar erros. 

 

Estruture uma rotina de conferência dos pedidos

Também é fundamental ter uma rotina de conferência de todos os pedidos. Geralmente, esse processo de checagem é feito pela manhã, conferindo as vendas do dia anterior.  

Também é possível realizá-lo no fim do expediente, organizando as negociações que ocorreram ao longo do dia, ou em outros momentos pertinentes para os processos da empresa. O mesmo deve ser feito em relação ao andamento de cada etapa, para garantir o cumprimento dos prazos.  

Esse cuidado garantirá que nenhum pedido fique sem o devido atendimento. E essa prática ajudará a identificar eventuais gargalos e dificuldades, para que seja possível trazer soluções eficientes para os clientes e implementar melhorias na sua empresa.  

 

Classifique os pedidos para acompanhamento

Outra atitude indispensável é a classificação de todos os pedidos. A categorização dependerá dos processos de cada empresa, mas geralmente é feita uma divisão da seguinte maneira: 

✔️ pedidos em aberto; 

✔️ pedidos em execução; 

✔️ pedidos concluídos. 

Muitas empresas dispõem essas informações de maneira visual para as equipes, inclusive contando com o auxílio das cores. Dessa forma, é possível compreender os processos de forma mais prática e intuitiva.

Como você aprendeu, organizar os pedidos de vendas é um processo fundamental para otimizar a rotina empresarial, cumprir os prazos acordados e garantir a satisfação dos clientes. Portanto, vale a pena contar com boas ferramentas para auxiliar nessa etapa e proporcionar melhores resultados para o seu negócio.

 

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